Aufbewahrungspflicht politische Werbung: Sieben Jahre

Aufbewahrungspflicht: Sieben Jahre Aufzeichnungen zur politischen Werbung

Die Aufbewahrungspflicht politische Werbung betrifft Ihre Ablage als Agentur, Verlag oder Außenwerber: Anbieter bewahren bestimmte Aufzeichnungen sieben Jahre auf, Herausgeber ihre Transparenzbekanntmachungen samt Änderungen ebenfalls sieben Jahre (Art. 9 Abs. 3 VO (EU) 2024/900; Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900). Auch für Parteigeschäftsstellen lohnt sich deshalb eine geordnete Kampagnenakte. Dieser Beitrag erklärt, welche Unterlagen dazugehören, wann die Frist beginnt und wie Sie die Ablage organisieren.

Wen trifft die Aufbewahrungspflicht?

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen trifft Anbieter politischer Werbedienstleistungen; für Herausgeber gilt zusätzlich eine Aufbewahrungspflicht für Transparenzbekanntmachungen (Art. 9 Abs. 1 VO (EU) 2024/900; Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900). Für Ihre Ablage sollten Sie deshalb unterscheiden, ob es um erbrachte Werbedienstleistungen oder um die Veröffentlichung einer politischen Anzeige geht.

„Aufzeichnungen“ bezeichnet hier die gespeicherten Informationen zur Anzeige, zu Dienstleistungen, Vergütungen und weiteren Umständen. Welche Informationen dazugehören, bestimmt Art. 9 Abs. 1 VO (EU) 2024/900. Eine Erläuterung finden Sie im Wissensbereich zum Begriff Aufzeichnungen.

Die Transparenzbekanntmachung enthält Informationen zum Hintergrund einer politischen Anzeige, etwa zum Auftraggeber, zur Finanzierung und zum Veröffentlichungszeitraum. Der Auftraggeber heißt in der Verordnung „Sponsor“ (Art. 12 Abs. 1 VO (EU) 2024/900).

Ordnen Sie Ihre Unterlagen nach diesen Aufgaben:

Für Parteigeschäftsstellen empfiehlt sich eine zusätzliche organisatorische Frage: Welche Unterlagen liegen bei Ihnen, welche bei beauftragten Dienstleistern? Halten Sie Ansprechpartner und Ablageorte fest. Im Einzelfall kommt es darauf an, welche Tätigkeit Ihre Organisation tatsächlich übernimmt. Die Bezeichnung „Agentur“, „Verlag“ oder „Geschäftsstelle“ allein hilft bei der praktischen Aufgabenverteilung wenig.

Welche Aufzeichnungen müssen Anbieter aufbewahren?

Anbieter bewahren die bei ihrer Dienstleistung gesammelten Informationen auf, soweit dies für die Einhaltung der Verordnung erforderlich ist (Art. 9 Abs. 1 VO (EU) 2024/900). Die Aufstellung umfasst Angaben zur Werbung, zur eigenen Leistung, zur Vergütung, zur Mittelherkunft, zum Auftraggeber und gegebenenfalls zum politischen Anlass.

Nutzen Sie die folgende Tabelle als Grundlage Ihrer Kampagnenakte. Die vorgeschlagenen Belege sind praktische Ablagehilfen, keine zusätzliche gesetzliche Dokumentenliste.

Anbieter müssen zumutbare Anstrengungen unternehmen, damit die gespeicherten Informationen vollständig und genau sind (Art. 9 Abs. 2 VO (EU) 2024/900). Planen Sie deshalb eine Prüfung ein, bevor Sie die Kampagnenakte als abgeschlossen markieren.

Vergleichen Sie etwa die Auftraggeberdaten in Erklärung und Rechnung. Dokumentieren Sie offene Rückfragen an derselben Stelle wie die zugehörigen Unterlagen. So kann eine Vertretung erkennen, welche Angaben bereits geprüft wurden und wo noch Klärungsbedarf besteht.

Ab wann laufen die sieben Jahre und welches Format ist nötig?

Für Anbieter laufen die sieben Jahre ab dem Tag der letzten Ausarbeitung, Platzierung, Förderung, Veröffentlichung, Zustellung beziehungsweise Verbreitung; die Informationen müssen schriftlich oder elektronisch abgefasst und maschinenlesbar aufbewahrt werden (Art. 9 Abs. 3 VO (EU) 2024/900). Herausgeber bewahren Transparenzbekanntmachungen einschließlich Änderungen sieben Jahre nach der letzten Veröffentlichung der betreffenden Anzeige auf (Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900).

Tragen Sie deshalb nicht einfach den Wahltag als Fristbeginn ein. Maßgeblich sind die genannten Tätigkeiten beziehungsweise die letzte Veröffentlichung, nicht pauschal das Ende des Wahlkampfs (Art. 9 Abs. 3 VO (EU) 2024/900; Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900).

„Maschinenlesbar“ bedeutet, dass Software Informationen verarbeiten kann. Für die praktische Ablage empfiehlt sich ein strukturiertes Verzeichnis mit zugeordneten Dateien. Verlassen Sie sich organisatorisch nicht allein auf Papierordner oder Bilddateien. Die Frage In welcher Form und wie lange sind Aufzeichnungen aufzubewahren? erläutert die Vorgaben im Zusammenhang.

Bei Herausgebern gehört die Änderungshistorie dazu. Wer nur die aktuelle Transparenzbekanntmachung speichert und frühere Änderungen verwirft, bildet die Aufbewahrungsvorgabe nicht vollständig ab (Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900). Speichern Sie deshalb Fassungen mit Datum und nachvollziehbarer Zuordnung zur Anzeige.

Für Targeting gelten zusätzliche Anforderungen. Targeting bezeichnet die gezielte Ansprache bestimmter Empfängergruppen. Werden dabei personenbezogene Daten für politische Internetwerbung verarbeitet, müssen Verantwortliche eine interne Politik annehmen, umsetzen und öffentlich zugänglich machen. Diese Politik müssen sie sieben Jahre ab dem letzten Einsatz der Verfahren durchführen (Art. 19 Abs. 1 Buchst. a VO (EU) 2024/900). Eine bloße Dateiablage beschreibt diese Pflicht daher nicht vollständig.

Wie organisieren Sie die Ablage und behandeln Lücken?

Richten Sie für jede Kampagne eine nachvollziehbare Ablage mit Zuständigkeit, Fassungen und dokumentiertem Fristbeginn ein. Bei Lücken in veröffentlichten Transparenzangaben kann außerdem sofortiger Handlungsbedarf entstehen (Art. 12 Abs. 2 VO (EU) 2024/900).

Für die Dokumentation Ihrer Wahlwerbung empfiehlt sich dieser Arbeitsablauf:

• Kampagne zuordnen: Verwenden Sie eine einheitliche Bezeichnung für Anzeigen, Erklärungen und Rechnungen.
• Verantwortung festlegen: Benennen Sie eine zuständige Person und eine Vertretung.
• Fassungen sichern: Bewahren Sie Änderungen nachvollziehbar auf, statt Dateien kommentarlos zu überschreiben.
• Fristbeginn dokumentieren: Notieren Sie das maßgebliche Ereignis zusammen mit einem zugehörigen Nachweis.
• Zugriff erproben: Prüfen Sie, ob sich die Akte auch ohne das ursprüngliche Projektteam öffnen und verstehen lässt.
• Systemwechsel vorbereiten: Planen Sie einen Export, bevor Sie Konten schließen oder Dienstleister wechseln.

Diese Schritte sind organisatorische Empfehlungen. Sie helfen, die gesetzlichen Informationen auch nach Personalwechseln oder dem Wahlkampf wiederzufinden.

Stellt ein Anbieter unvollständige oder ungenaue Angaben fest, die er an den Herausgeber übermittelt hat oder die dieser veröffentlicht hat, muss er unverzüglich Kontakt aufnehmen und gegebenenfalls ergänzte oder berichtigte Informationen liefern (Art. 12 Abs. 2 VO (EU) 2024/900).

Kann der Herausgeber unvollständige oder unrichtige Angaben nicht unverzüglich vervollständigen oder berichtigen, darf er die Anzeige nicht bereitstellen beziehungsweise muss ihre Veröffentlichung, Zustellung oder Verbreitung unverzüglich einstellen (Art. 12 Abs. 2 VO (EU) 2024/900). Das betrifft Mängel der Angaben, nicht automatisch jede organisatorische Ablagelücke. Weitere Aufgaben erläutert der Beitrag Herausgeber politischer Werbung: Pflichten im Überblick.

Häufige Fragen

Endet die Aufbewahrung mit der Wahl?

Nein. Entscheidend sind die letzten maßgeblichen Tätigkeiten beziehungsweise die letzte Veröffentlichung. Ab daran anknüpfenden Zeitpunkten gelten die jeweiligen siebenjährigen Aufbewahrungsfristen (Art. 9 Abs. 3 VO (EU) 2024/900; Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900).

Sind kleine Betriebe ausgenommen?

Eine Ausnahme besteht für die dort bezeichneten Kleinstunternehmen, wenn Werbedienstleistungen gegenüber ihren Haupttätigkeiten völlig untergeordnet und unwesentlich sind. Ein kleiner Betrieb ist deshalb nicht pauschal ausgenommen (Art. 9 Abs. 4 VO (EU) 2024/900; Art. 12 Abs. 5 VO (EU) 2024/900).

Reicht die aktuelle Transparenzbekanntmachung?

Nein. Herausgeber müssen auch etwaige Änderungen aufbewahren. Die Pflicht umfasst damit mehr als die zuletzt veröffentlichte Fassung (Art. 12 Abs. 4 VO (EU) 2024/900).

Müssen Targeting-Protokolle geführt werden?

Ja, unter den Voraussetzungen für personenbezogenes Targeting politischer Internetwerbung müssen Verantwortliche Einsatzprotokolle mit Mechanismen und Parametern führen (Art. 19 Abs. 1 Buchst. b VO (EU) 2024/900). Die ausdrücklich genannte Siebenjahresdauer betrifft die interne Politik (Art. 19 Abs. 1 Buchst. a VO (EU) 2024/900).

easyttpa unterstützt die Einordnung einer Werbemaßnahme, erzeugt Kennzeichnung, Erklärung an Dienstleister und Transparenzbekanntmachung und bewahrt die Aufzeichnungen sieben Jahre auf.

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